Negli attuali mercati competitivi in cui aumentano le aspettative dei clienti e si stanno sviluppando più velocemente i progressi tecnologici, le aziende sono alla continua ricerca di opportunità per ridurre i costi e aumentare i profitti, cercando un reddito che superi considerevolmente i costi di produzione, con l’obiettivo di convertire la strategia più redditizia.
Le aziende nel loro tentativo di mantenere la posizione tattica e sopravvivere nel mondo degli affari, stanno correndo dietro obiettivi senza stabilire un chiaro orizzonte comune e stanno iniziando a girare sotto l’incertezza, per questo motivo ogni area dell’azienda è costretta a perseguire i suoi parametri e linee guida, queste sono decisioni che potrebbero essere fatali per le organizzazioni. Alcune possibili conseguenze che possono verificarsi se questo equilibrio tra domanda e offerta non viene raggiunto sono: perdita di vendite, diminuzione della capacità di consegna, aumento delle scorte e maggiori costi unitari di produzione, tra gli altri.
Considerando questa situazione, sono emerse le possibilità di ridurre i costi operativi e aumentare le vendite, le opportunità più interessanti sono apparse nel collegamento di questi due obiettivi, proposto da Grimson e Pyke (2007), attraverso Sales and Operations Planning (S & OP), strumento che integra una varietà di piani aziendali, in una strategia unanime, con la stessa lingua. La sfida è bilanciare e allineare le ambizioni tra domanda e offerta ottenendo l’ottimizzazione del profitto.
Definito da Lapide e Olhager, S & OP si comporta come un approccio tattico e strategico a lungo termine che aiuta le aziende a raggiungere l’equilibrio a livello aggregato e aiuta a scoprire opportunità di guadagno nascosti durante le lacune di capacità di offerta in eccesso, quindi l’intera azienda ruota sotto la stessa strategia globale e piano aziendale. (Lapide, 2004)
Secondo (Grimson, 2007) e (Jonsson & Mattsson, 2009); Sono stati sviluppati numerosi modelli per gestire le aziende, in relazione ai vari livelli di maturità del processo S & OP. Esistono modelli empirici degli elementi socio-psicologici necessari per prevedere il successo di S & OP. Tuttavia, esistono alcune discrepanze nel modo in cui è spiegato, cosa è integrato e dove è l’obiettivo, ma i passaggi principali che rimangono sono; creare un piano di domanda, un piano di fornitura e sviluppare e stabilire un piano operativo finale.
Nella figura, è possibile identificare i passaggi generali che compongono il processo S & OP: Raccolta dati, Pianificazione della domanda, Pianificazione della fornitura, riunione Pre-S & OP e riunione S & OP esecutiva.
Nel tempo è stato osservato che l’integrazione di vendite e operazioni non era sufficiente per allineare tutti i processi e ottimizzare i profitti, è emersa l’estensione di S & OP denominata Integrated Business Planning (IBP) che incorporava la pianificazione finanziaria, migliorando la copertura e aumentando i vantaggi per le aziende.
Oliver Wight Pioniere del concetto IBP lo definisce come “Il processo di pianificazione aziendale che estende i principi di S & OP lungo la catena di fornitura, i portafogli dei prodotti e dei clienti, la domanda dei clienti e la pianificazione strategica, per fornire un processo di gestione senza interruzioni” (Wight, 2015). IBP diventa la principale connessione tra persone, processi e tecnologia.
La pianificazione aziendale integrata è il modello di best practice del settore. Gestito dal senior management, è un processo di buon senso per allineare i piani aziendali ogni mese, il che aiuterà le aziende ad allocare le risorse critiche (persone, attrezzature, inventario, materiali, tempo e denaro) per soddisfare i clienti, in un approccio proficuo.
Oltre a fornire sostanziali benefici di fondo e portare l’azienda a un livello successivo, il processo IBP assicura un’attenzione veloce a eventuali potenziali lacune nelle prestazioni aziendali, consente alle organizzazioni di prevedere e reagire positivamente in condizioni di cambiamento, come Oliver Wight indica “Le aziende che fanno bene il Business Planning integrato sono più efficienti, più efficaci e fanno più soldi di quelle che non lo fanno”
Per facilitare il collegamento dei piani strategici con le attività interne, durante il processo IBP vengono eseguiti periodicamente e costantemente una serie di riunioni o assemblee tra dirigenti e personale operativo. L’obiettivo di tali incontri è quello di convalidare e abbinare le informazioni raccolte dalle aree, definire azioni, creare strategie, analisi del gap, scenari e processi decisionali per condurre l’attività quotidiana, in relazione con la visione strategica e l’orizzonte della società. (Grimson, 2007) e (Oliva, 2011).
Alcuni benefici IBP tra cui; assicurazione che i documenti (piano di vendita, piano di produzione, piano di inventario …) sono realistici e disponibili, integrazione delle attività nel piano aziendale, eliminazione delle decisioni nascoste, gestione dell’inventario dei prodotti finiti, riduzione dell’obsolescenza delle scorte, tempi di fermo della produzione e consegne puntuali in modo significativo, maggiore fiducia nei sistemi di pianificazione, utilizzo efficace delle risorse, migliore collaborazione tra gli stakeholder (interna ed esterna), gestione efficace dei colli di bottiglia e dei vincoli sul lato dell’offerta, tempi di consegna accettabili, maggiore lavoro di squadra e gestione condivisa del rischio sulle funzioni interne, efficacia utilizzo delle risorse, maggiore controllo e migliori decisioni prese e miglioramento degli indicatori economici.
I principali motivi per scegliere SAP IBP per S & OP sono:
• Accelerare drasticamente la raccolta manuale intensiva delle informazioni sulla domanda da più fonti.
• Abilitare una rapida pianificazione top-down e bottom-up e analisi “what-if”.
• Creare una piattaforma comune per aiutare a gestire la pianificazione aziendale e aumentare la collaborazione tra gruppi funzionali.
• Migliorare il tempo per rispondere alla domanda e fornire fluttuazioni.
• Migliore comunicazione tra organizzazioni e partner commerciali esterni.
• Automatizzare un processo di pianificazione manuale e disconnesso.
• Migliorare i livelli di servizio al cliente.
• Essere in grado di creare, visualizzare, modificare e confrontare l’input S & OP per una migliore ottimizzazione dell’offerta e processo decisionale.
• Per semplificare il processo manuale coinvolto nella previsione
• Avere un processo a ciclo chiuso per abilitare il miglioramento delle previsioni, la disciplina dei processi e l’analisi della domanda di offerta.
• Ottenere visibilità sulla volatilità della domanda, mutare le esigenze di approvvigionamento e l’impatto finanziario.
• Migliorare i tempi di reazione per ottenere una migliore redditività.
• Sostenere la pianificazione della domanda di consenso interfunzionale.
Un vantaggio troppo citato è la mitigazione o il controllo dell’effetto “Bullwhip”. L’effetto Bullwhip si verifica quando un picco temporaneo della domanda invia una reazione crescente attraverso la catena di approvvigionamento dell’azienda, disconnettendo l’offerta e la domanda, l’offerta è più grande della domanda, il che porta a costose disfunzioni della supply chain e perdita di efficienza attraverso il tutta la faccenda. Con l’implementazione di S & OP, l’offerta e la domanda dovrebbero sempre essere allineate e supportate con la finalità di prevenire l’effetto “Bullwhip”.
Alcune caratteristiche tecniche di SAP IBP sono:
• La soluzione è basata su cloud, ospitata da SAP ed è supportata anche da SAP.
I vantaggi di un cloud-based sono:
§ Facilità e velocità di implementazione.
§ Hardware dedicato (server HANA) con volumi di dati scalabili.
§ Aggiornamenti della versione più frequenti e adozione più rapida di nuove funzionalità.
§ Accesso semplificato per gli utenti S & OP.
• Basato sulla tecnologia HANA di SAP, la soluzione offre un’elaborazione dei dati “in memoria” ad alte prestazioni, offrendo la possibilità di modellare scenari di pianificazione diversi in tempo reale; preparazione, confronto e adeguamento degli scenari possono essere effettuati durante le riunioni IBP, sostenendo un processo decisionale più efficiente ed efficace.
• I dati possono essere caricati su SAP IBP da diversi sistemi, utilizzando la soluzione HANA Cloud Integration (HCI) fornita come parte della soluzione e particolarmente efficiente nell’estrazione dei dati dalle soluzioni SAP.
• Gli utenti dello strumento possono anche sperimentare una collaborazione virtuale tra loro. Questa soluzione collega i colleghi con informazioni, applicazioni e processi al fine di risolvere i problemi di business-critical e guidare i risultati.
• È possibile accedere alla funzionalità di pianificazione IBP utilizzando la barra degli strumenti aggiuntivi di SAP IBP Excel
• Ogni vista di pianificazione ha un’area di pianificazione. Inoltre, è possibile utilizzare le funzionalità di Excel per creare grafici, che di solito vengono visualizzati nell’intestazione della vista di pianificazione.
La conclusione principale è che l’implementazione IBP genera valore aggiunto per gli attuali processi di pianificazione delle aziende e consente di aumentare le entrate, ridurre i costi, il capitale circolante e il capitale fisso.
S & OP/ IBP viene comunemente concordato come un processo di pianificazione sempre più importante nell’attuale contesto di business in cui mercati imprevedibili e catene di fornitura multiforme aumentano la necessità di determinare le azioni future e la collaborazione nella creazione di piani di vendita, operazioni e finanze. Inoltre, i vantaggi connessi a IBP vanno da una migliore redditività e un inventario ottimizzato a un maggiore servizio al cliente e obiettivi condivisi invece di obiettivi funzionali precedentemente in competizione. Di conseguenza, IBP è espressa come una delle possibilità più interessanti per le aziende in questo momento e nel futuro.
Articolo a cura di:
SAP Consultant.