Il presente articolo si propone di offrire una panoramica sulla componente SAP IM – Investment Management e di illustrare i suoi processi di business nella gestione integrata degli investimenti durante tutte le fasi del loro ciclo di vita.
Overview
SAP Investment Management (SAP IM) è un modulo in ERP Central Component (ECC) che aiuta le organizzazioni a sviluppare e gestire piani di investimento e budget annuali per “programmi di investimento“, un termine SAP che descrive un modo di organizzare investimenti di capitale o altri progetti in una struttura gerarchica.
Più precisamente, la componente IM – Investment Management è usata per la gestione degli investimenti nell’area delle immobilizzazioni, in particolare fornisce funzioni per supportare i processi di finanziamento, di pianificazione e di budgeting degli investimenti quali ad esempio:
- Investimenti di capitale, come l’acquisizione di immobilizzazioni quale risultato di produzione o acquisto interno;
- Investimenti in ricerca e sviluppo;
- Progetti che cadono principalmente sotto i costi generali di overhead, come la formazione continua dei dipendenti o la creazione di nuovi mercati;
- Programmi di manutenzione.
In questo contesto quindi, il significato di “Investimento” si estende oltre il senso degli investimenti tradizionali che devono essere capitalizzati per scopi contabili e fiscali e comprende qualsiasi misura che, inizialmente, comporta costi e che può solo generare entrate o fornire altri benefici dopo che è trascorso un certo periodo di tempo (ad esempio, i progetti di manutenzione degli impianti).
Il modulo SAP IM è quindi uno dei più importanti moduli funzionali del sistema SAP utilizzato per la definizione di un piano, del budget e per il controllo del capitale e delle spese.
Componenti
La gestione degli investimenti comprende i seguenti componenti:
- Programma di investimento che rappresenta l’organizzazione di un’impresa o di un gruppo aziendale.
- Richieste di Misura, utilizzate per identificare un investimento ed approvarlo.
- Sistema informativo per il monitoraggio ed il controllo dei valori di piano e di budget dei programmi di investimento.
- PROGRAMMA DI INVESTIMENTO
I programmi di investimento sostengono la creazione annuale di un piano di investimento e di un budget che devono essere monitorati, su base ciclica, a livello globale, così da fornire una panoramica completa degli investimenti pianificati nella propria società. Ad esso sono collettati quindi, tutti i nuovi investimenti approvati nell’anno fiscale di riferimento e gli investimenti ancora in corso approvati nel precedente anno fiscale.
Un programma di investimento assume la forma di una struttura gerarchica per meglio rappresentare e monitorare i costi pianificati o preventivati di un’impresa o di un gruppo aziendale.
Non necessariamente deve dipendere dalle unità organizzative nel sistema SAP (ad esempio, aree di business, impianti, stabilimenti e così via), ma può essere strutturata, ad esempio, sulla base dei differenti tipi di investimento realizzati o della dimensione delle misure di investimento assegnate.
Il sistema identifica in modo univoco ogni posizione del programma in base al nome del programma di investimento e all’anno di approvazione.
In questo modo, per tutti gli investimenti e i grandi progetti del gruppo, è possibile ottenere una panoramica dei processi di pianificazione e di bilancio in strutture aziendali complesse, mantenendo allo stesso tempo un rigoroso controllo di bilancio.
Pianificazione e definizione del budget
Il compito più importante di un programma di investimento è gestire i costi pianificati e i valori di budget approvati per un determinato periodo di tempo.
All’interno della gerarchia del programma di investimento, è possibile pianificare i costi per gli investimenti di capitale dal basso verso l’alto con la logica Bottom-up e, viceversa, definire il budget dall’alto verso il basso nella logica Top-down.
Infatti, durante la fase di pianificazione è necessario stimare i costi per una precisa posizione del programma nel modo più esatto possibile attraverso la creazione delle richieste di misura, i cui valori pianificati possono essere ribaltati automaticamente sul programma di investimento; dall’altro lato poi, durante la fase di approvazione, i fondi vengono distribuiti sotto forma di budget dall’alto verso il basso.
Il livello più alto del programma di investimento rappresenta la Controlling Area; il livello più basso della gerarchia invece, rappresenta il nodo a cui sono collegati le richieste di stanziamento e gli investimenti, propriamente definiti con il termine Misure.
Le misure consentite che possono essere assegnate al programma di investimento e sulle quali viene distribuito il budget sono: ordini interni di investimento, elementi WBS (Work Breakdown Structure) e ordini di manutenzione.
I programmi di investimento offrono, in questo modo, una diretta integrazione con le singole misure, in contrasto con i sistemi di pianificazione non integrati. Grazie a questa integrazione, è possibile rendersi rapidamente conto se il budget complessivo supera quanto preventivato.
Cambio di anno fiscale
La pianificazione degli investimenti nel sistema SAP è ciclica, basata su un processo di pianificazione annuale. Ad ogni cambio di anno fiscale, occorre quindi definire e strutturare il programma di investimento per il nuovo anno.
Per fare questo, si può creare una nuova definizione di programma e la sua struttura gerarchica partendo da zero. Altrimenti è possibile, per semplificare questo processo, copiare la struttura del programma di investimento esistente dall’anno di approvazione in corso di chiusura al nuovo anno. Il sistema, in questo caso, oltre a copiare la struttura del vecchio programma, può anche portare avanti le misure che non hanno ancora terminato il loro ciclo di vita, insieme ai loro valori di budget e di piano.
Rimuove invece le misure o le richieste di appropriazione che nel frattempo sono state chiuse nel vecchio programma di investimenti.
Le misure e i relativi valori riportati, diventano parte delle nuove misure e parte dei valori di piano e di budget definiti per il nuovo anno.
- RICHIESTE DI APPROPRIAZIONE
La componente Richiesta di Appropriazione – Appropriation Requests supporta il processo di investimento durante le fasi di pianificazione e del processo decisionale riguardo gli investimenti da attuare.
Una richiesta di stanziamento è un’idea o un desiderio per la realizzazione di un progetto o di un investimento di capitale. Nel processo di investimento, le richieste di stanziamento consentono di rappresentare i desideri di investimento o le idee di ricerca e sviluppo nelle fasi prima che vengano concretamente implementate. Può essere usata per qualsiasi tipo di attività pianificata (come detto inizialmente, non solamente per pianificazione di investimenti di capitali che diventeranno asset fissi), quando l’attività:
- Richiede un processo approvativo e il monitoraggio della contabilità a causa della grande scala coinvolta;
- Comporta costi iniziali per cui si prevedono possano generare entrate o fornire altri benefici solo dopo che è trascorso un certo periodo di tempo.
Essa permette quindi l’effettiva messa in esecuzione di una misura, che deve essere valutata individualmente e approvata da una o più posizioni all’interno di un’impresa, principalmente a causa degli elevati costi coinvolti. Proprio come le misure, le richieste di appropriazione rappresentano piani concreti che devono essere implementati in un’impresa.
Le richieste di stanziamento hanno ampi dati anagrafici, in cui è possibile inserire le informazioni rilevanti per l’investimento pianificato, i compiti organizzativi e la misura che verrà utilizzata per attuare lo stanziamento.
Le richieste di misura servono sia come oggetto informativo di una proposta di investimento sia come oggetto per la pianificazione della stessa. I valori pianificati sono inseriti per ogni richiesta di misura attraverso la creazione di varianti per rappresentare diverse alternative su come l’investimento può essere realizzato e monitorato al meglio. Una richiesta di stanziamento ha sempre almeno una variante. Una volta inseriti i valori di piano, le richieste di misura saranno analizzate e soggette ad un processo approvativo per poter permettere loro di essere messe in effettiva esecuzione.
Di solito, si crea una richiesta di stanziamento nell’anno precedente all’attuazione pianificata dell’investimento. In questo modo, la società può includere questi investimenti pianificati nella propria pianificazione ciclica annuale anticipata mediante un programma di investimenti.
Una volta che la richiesta di stanziamento è stata sottoposta all’approvazione ed approvata, entra nella fase di implementazione, in cui le informazioni anagrafiche e i valori di budget possono essere trasferiti alla misura, oggetto utilizzato per mettere in esecuzione e realizzare concretamente l’investimento. In base alle necessità, come già detto, possono essere utilizzate come misure i seguenti oggetti: WBS, ordini interni, ordini di manutenzione.
- SISTEMA INFORMATIVO
Il sistema informativo per i programmi di investimento di IM assiste l’impresa nelle fasi di pianificazione e di definizione del budget. Contiene report dettagliati per l’analisi e il monitoraggio del piano, del bilancio e dei valori effettivi nei programmi di investimento.
Dal puto di vista delle richieste di misura invece, esistono specifici report per la valutazione dei dati anagrafici e dei valori di piano delle stesse.
Grazie all’integrazione di IM con gli altri moduli SAP, quali CO e PS, e dei corrispondenti sistemi informativi, è infine possibile la segnalazione ed il controllo delle misure.
Flusso di processo
Il flusso inizia con il concepimento di un’idea di investimento dalla quale nasce la richiesta di misura. Su di essa poi, si inseriscono i valori di piano e si definiscono le informazioni rilevanti che caratterizzano l’investimento.
I valori del piano, a loro volta, vengono riportati, dal basso verso l’alto, fino alle posizioni del programma di investimento per procedere con la successiva definizione e distribuzione del budget in modo top-down dalle posizioni del programma alle misure.
Utilizzando la distribuzione del budget, una volta che la richiesta di appropriazione è stata approvata, viene generata da essa la misura, su cui vengono trasferiti tutte le informazioni anagrafiche e i valori pianificati.
La misura, la quale rappresenta l’oggetto di costo per la massa in esecuzione dell’investimento, riceve il budget, ovvero l’effettivo capitale approvato da poter spendere.
Durante la fase di implementazione, la misura può recepire richieste o ordini di acquisto, fatture, o altri tipi di costi effettivi.
A loro volta, i costi che non richiedono la capitalizzazione vengono periodicamente o interamente liquidati nel corso degli esercizi in base ai conti di contabilità, attraverso, ad esempio, l’utilizzo di un centro di costo, e inputati al controllo di gestione. Altrimenti, in caso contrario, l’integrazione con Asset Accounting (FI-AA) permette di liquidare i costi che richiedono la capitalizzazione su un asset in costruzione, il quale rappresenta l’immobile durante la fase della sua implementazione. Quando l’asset in costruzione è completato, viene liquidato e capitalizzato su un cespite finale definitivo.
Terminata l’implementazione, l’asset definitivo inizia la sua vita utile e il suo costo può essere spalmato nel tempo attraverso l’ammortamento.
La misura termina il suo ciclo di vita e viene chiusa con il completamento del progetto e la conseguente chiusura contabile.
In conclusione…
L’utilizzo di SAP IM per la gestione degli investimenti supporta una società non soddisfatta del modo in cui li gestisce, nel processo di definizione di una loro gerarchia attraverso la creazione di un albero di investimento in cui viene illustrato in che modo il budget deve essere distribuito con lo scopo di pianificare e controllare i costi, compresa la gestione degli stanziamenti di progetti e le autorizzazioni di budget.
Grazie poi all’integrazione con gli altri moduli di gestione e controllo, primo fra tutti PS (Project System), CO (Controlling) e AM (Asset Management) gli utenti possono monitorare l’intero budget di un programma di investimento anziché solo i singoli livelli al suo interno. Possono anche ottenere panoramiche dei processi di pianificazione e di budgeting di tutti gli investimenti e progetti di grandi gruppi, mantenendo allo stesso tempo un controllo rigoroso sui budget.
Autore:
Francesca Baracco – Linkedin