Il modulo del controlling su SAP offre un importante strumento a sostegno di analisi interne che spesso si muovono su dimensioni diverse da quelle meramente contabili e/o finanziarie.
Se il responsabile della società vi chiedesse di voler avere un quadro riassuntivo dell’andamento di un particolare segmento di mercato, potrebbe esservi utile una riorganizzazione del conto economico in modo da individuare più facilmente ricavi e costi del suddetto segmento; in particolare la CO-PA basata sul metodo del costo del venduto ponendo l’enfasi sui ricavi di vendita, i costi legati alla vendita del prodotto con eventuali costi di struttura è il metodo più appropriato per evidenziare profitti o perdite e i margini.
Da quanto appena detto emerge chiaramente come una corretta impostazione e mappatura di tutte le fasi del processo aziendale nell’analisi della profittabilità le permetta di raccogliere tutti i dati al fine di un controlling completo.
Il flusso valori in effettivo
L’analisi della profittabilità in SAP permette di raccogliere e riorganizzare le registrazioni di ricavi e di costi provenienti da vari processi o moduli; questa integrazione permetterà di condurre una completa e dettagliata valutazione della profittabilità.
È molto probabile che le registrazioni di ricavi e di costi che sono da imputare ad un articolo non abbiano la stessa sorgente ma derivino da flussi diversi.
Al momento della fatturazione dell’ordine di vendita il sistema trasferisce le condizioni di vendita (sia quelle di ricavo, che di sconto, che di costo del venduto) in CO-PA e deriva le caratteristiche presenti sull’ordine di vendita (per esempio cliente, codice articolo, numero ordine di vendita/posizione ecc)
In CO-PA arriveranno tutte le info contenute dal mondo delle vendite, non solo relative alla parte dei ricavi ma anche alla stratificazione del costo del prodotto nei suoi elementi di costo.
La differenza tra i ricavi derivanti dalla fatturazione dell’ordine di vendita ed il costo del prodotto (con una valutazione a standard) definisce la marginalità del prodotto; ai fini di un valore più veritiero spesso vengono trasferite in CO-PA le varianze registrate sull’ordine di produzione (tutti gli scostamenti tra i costi effettivi e i teorici legati alla produzione consegnata).
Il costo standard derivato dall’ordine di vendita sommato alle varianze darà il costo effettivo del prodotto finito.
Infine lo standard SAP offre strumenti di imputazione per i costi generali registrati su centri di costo o ordini interni
Supponiamo che per i vostri due prodotti di punta, ogni anno indite una campagna di marketing onerosa che decidete di monitorare registrandoli su un ordine interno; al termine della campagna ai fini di una corretta valutazione della profittabilità del prodotto volete che il saldo dell’ordine sia imputato ai due articoli per i quali avete effettuato la campagna di marketing; a questo proposito lo standard SAP offre degli strumenti di ribaltamento da costruire ad hoc seguendo le regole più adatte ( percentuali, quote fisse, quote variabili)
Gli step sopra elencati sono un esempio di come costi e ricavi possono essere mappati e puntare su opportuni indicatori della CO-PA per poter calcolare i redditi marginali che la società richiede.
La pianificazione in CO-PA
La CO-PA non è utile solamente ai fini di un’analisi consuntiva sulle registrazioni effettive ma può anche essere utilizzata per una pianificazione delle vendite e della profittabilità che coinvolge diversi ruoli.
Lo standard SAP propone diverse soluzioni in base al livello di dettaglio e di integrazione con gli altri moduli richiesto.
Si potrebbe, per esempio, partire da una pianificazione delle quantità di vendita a livello di gruppo prodotto e distribuire il valore pianificato a livello di prodotto utilizzando una base di imputazione ragionevole; a questo punto la pianificazione delle quantità di vendita dei singoli articoli e del prezzo di vendita permetterebbe al sistema di calcolare automaticamente i ricavi pianificati.
La pianificazione delle quantità di vendita in CO-PA può essere la base per una pianificazione delle vendite e della produzione a lungo termine; in base alla pianificazione delle vendite verranno pianificati i fabbisogni di materiale e di risorse e sarà anche possibile revisionare le capacità delle divisioni.
È quindi possibile eseguire il livellamento delle capacità per appianare i colli di bottiglia nelle capacità
Inoltre, tramite la valutazione è possibile configurare il sistema per calcolare i valori stimati per commissioni, costi nolo, calcolo costi del prodotto facendo una proiezione di ciò che sarà.
La valutazione viene utilizzata nella pianificazione della CO-PA partendo dalla quantità pianificata.
In questo modo prendendo i CCST rilasciati si avrà un calcolo automatico dei ricavi e del costo del venduto.
La reportistica in CO-PA con i drill-down report per un’analisi dinamica del dato
Al fine di offrire una fruibile analisi dei dati pianificati ed effettivi raccolti in CO-PA è possibile compattare i dati in base alle caratteristiche derivate ed eseguire poi il drill-down interattivamente nel reporting, offrendo in questo modo diverse possibilità di navigazione che possono essere continuamente riaggiornate durante l’esecuzione del report.
I report della CO-PA si basano quindi su schemi che possono creati ad hoc inserendo in riga ed in colonna gli indicatori di performance a cui siete più interessati; l’output può essere visualizzato in diverse modalità che permettono la visualizzazione dei grafici, il download su Microsoft Excel, l’invio tramite mail, il salvataggio dei dati.
Molto spesso, è richiesto dai controller un report che permetta un’analisi di tutto il conto economico riorganizzato e che permetta un confronto tra risultati in due esercizi diversi; a tal proposito verrà creata una colonna riportante la variazione, può anche essere espressa in termini percentuali, e per la quale possono essere impostati delle eccezioni consistenti in due valori soglia che determinano il range di tolleranza del valore.
Il tool di reporting della CO-PA, appoggiandosi su layout creati ad hoc, esprime pienamente la potenzialità offerte dall’intero modulo permettendo un’analisi multidimensionale dei segmenti di mercato o di qualsiasi altro segmento di profittabilità individuato adattandosi alle esigenze di analisi dei vari users.
Autore:
Flavia Misuraca – Linkedin