Il modulo CO (Controlling) di SAP permette di pianificare i costi in relazione ai Progetti con una logica maggiormente mirata al dettaglio per periodo, anno fiscale, natura del conto/voce di costo. Quest’ultimo aspetto rispecchia un tipo di analisi prettamente legata ad un reporting di tipo contabile.

All’interno dell’azienda, i responsabili dei singoli Progetti interpretano la pianificazione dei costi e delle risorse senza porre particolare attenzione al periodo/anno, ma focalizzandosi maggiormente su un orizzonte temporale dettato dalla durata dell’intero Progetto. Le tipologie di controlli che queste figure devono effettuare all’interno della realtà aziendale non si sposano con le tipologie di analisi prettamente contabili.

Il Modulo PS (Project System), che è integrato con il modulo CO permette di eseguire una pianificazione dei costi/risorse con logica pluriennale e mirata ad analisi di dettaglio effettuate dai responsabili dei Progetti Aziendali.

La Struttura Gerarchica PS. La Pianificazione Bottom-up.

 

SAP PS fornisce una struttura gerarchica dei Progetti che facilita l’imputazione dei costi aziendali alle fasi e che aiuta a perseguire una logica di pianificazione di dettaglio.

Il Progetto, inteso come pacchetto operativo aziendale ben definito viene suddiviso in “step” chiamati Elementi WBS. A loro volta, questi “step”, possono essere suddivisi in “attività” che rappresentano con maggior dettaglio le singole operazioni che verranno svolte in fase di Progetto.

La pianificazione costi arriva dal “dettaglio” delle attività e si integra automaticamente con le fasi progettuali superiori (Step/Elementi WBS).

Una corretta attività di Project Management presuppone una pianificazione di dettaglio dei costi ed una corretta allocazione delle risorse all’interno del Progetto in fase preventiva, ma in alcune realtà è possibile “adattare” la distribuzione dei costi pianificati a paradigmi già predisposti e Standard, cioè già definiti.

Pianificazione Flessibile Delle Attività per l’intera durata del Progetto.

 

Le Attività\Costi di Progetto possono essere distinte in due macro-categorie:

 

  • interne: risorse interne da allocare a preventivo al progetto
  • esterne: attività pianificate in accordo con altre aziende che presuppongono un costo stimato.

 

La logica di SAP-PS permette di distinguere questi due tipi di attività in termini di costo e di effettuare una pianificazione più o meno dettagliata sui costi e sulle risorse con un orizzonte temporale non necessariamente ancorato all’anno o al periodo.

La pianificazione di un’attività può infatti, in termini di tempo, essere a cavallo tra due differenti esercizi e, grazie alla logica gerarchica di PS, anche i livelli superiori seguiranno questo tipo di pianificazione costi.

Le attività possono essere intese come risorse o come Costi Interni/Esterni e, il Project Manager può decidere di gestire vere e proprie Gantt di Progetto su cui il sistema calcolerà automaticamente i costi in base a tariffe caricate nel Database.

 

La suddivisione dei Costi Pianificati lungo la durata del progetto.

 

Le Attività pianificate dai responsabili di Progetto possono avere una durata a scelta. La funzione grafica di “tavola di Pianificazione Progetto” è utile per controllare in maniera più rapida il “non accavallarsi di attività”.

Gli strumenti SAP permettono di perseguire una logica della gestione di Progetto adattabile a diverse esigenze aziendali:

  • Pianificazione con suddivisione “automatica” dei costi: il sistema predispone una chiave di distribuzione parametrizzabile ed applicabile alle differenti attività. La creazione di una singola attività che congloba i costi del progetto e li spalma nei vari periodi si adatta ad una logica più rigida della pianificazione. Il vantaggio principale di questo strumento è l’adattamento delle logiche di Pianificazione Standard e già consolidate. Un esempio può essere la curva ad “S” dei costi, applicabile alla durata di un Progetto\Attività, replicabile graficamente grazie agli strumenti avanzati di SAP Graphic, il Gantt Progettuale, con relativi costi calcolati in automatico dal sistema, sarà adattato quindi all’intera durata del progetto.

Questo “punto” risulta essere maggiormente funzionale per aziende che hanno bisogno di un minor dettaglio, in cui le risorse non sono dettagliate nello specifico ed in cui è difficile individuare una previsione specifica dell’utilizzo di esse.

  • Pianificazione dettagliata delle curve di Gantt: I responsabili del progetto potranno schedulare dettagliatamente le attività lungo la durata del Progetto. I costi relativi alle attività verranno suddivisi secondo la distribuzione indicata dai Project Manager stesso e secondo la chiave di distribuzione indicata nelle singole attività. Il vantaggio cruciale è rappresentato dalla flessibilità. Il Project Management completo presuppone una pianificazione personalizzata e flessibile delle Risorse\Attività\Costi adattabile alle logiche aziendali. L’utilizzo di questa tipologia di pianificazione è consigliato per aziende in cui le Risorse sono delineate con un maggior dettaglio.

Conclusione

SAP, nell’integrazione dei moduli CO e PS, permette di fornire molteplici modalità di previsione dei costi e delle attività. La gestione della pianificazione dal punto di vista contabile o manageriale può seguire due percorsi paralleli grazie alla gestione delle versioni, mentre, la gestione manageriale propria può seguire strade più rigide o più flessibili come indicato nell’ articolo.

Alcune aziende preferiscono gestire la previsione delle Attività/Risorse/Costi in maniera più dettagliata, mentre altre preferiscono gestire queste fasi con modelli Standard già predisposti, ma comunque adattabili alla realtà specifica aziendale.

Inoltre, la componente grafica del sistema SAP (SAP Graphic) lascia spazio ad analisi di dati Pianificati secondo curve/linee che scandiscono gli andamenti dei costi pianificati ed evidenziano i modelli Standard predisposti in fase di pianificazione.

Il confronto grafico su curve dei valori pianificati con i valori effettivi incontra i bisogni dei Project Manager che possono valutare l’andamento dei propri Progetti con maggiore immediatezza.

L’integrazione con i ricavi effettivi e pianificati può inoltre fornire una visione a 360 gradi del Profit&Loss effettivo e pianificato per i singoli Progetti.

Autori:

Riccardo Naso – Linkedin

Flavia Misuraca – Linkedin